Prezydent Poznania, Jacek Jaśkowiak, wprowadza istotne zmiany w sposobie komunikacji Urzędu Miasta z mieszkańcami. W ramach nowego zarządzenia, urzędnicy będą zobowiązani do stosowania prostego i klarownego języka w swoich dokumentach. Celem jest sprawienie, aby pisma urzędowe nie były skomplikowane i nieczytelne i aby stały się zrozumiałe dla przeciętnego odbiorcy.

Przeczytaj również: Mniej taksówek na poznańskich ulicach

Pisma urzędowe – kluczowe zasady nowego zarządzenia

Wprowadzone przepisy mają na celu uproszczenie języka urzędowego. Dokumenty muszą teraz być zwięzłe, precyzyjne i logiczne, aby każdy obywatel mógł je zrozumieć już przy pierwszym przeczytaniu. W szczególności, zarządzenie kładzie nacisk na:

• Zwięzłość i precyzję. Dokumenty należy pisać w sposób jasny i bez zbędnych dygresji.
• Logiczność. Tekst musi być uporządkowany i łatwy do śledzenia.
• Bezpośredniość. Język powinien być bezpośredni, bez zbędnych formalności.
• Poprawność i zrozumiałość. Dokumenty muszą być poprawne gramatycznie i łatwe do zrozumienia.
• Włączająca komunikacja. Teksty należy pisać w sposób, który uwzględnia różnorodność odbiorców.

Nowe role i narzędzia

Aby wdrożyć te zmiany, w każdym wydziale i biurze Urzędu Miasta wyznaczono liderów odpowiedzialnych za nadzór nad językiem dokumentów. Ich zadaniem będzie ocena, które dokumenty wymagają uproszczenia i sprawdzenie ich przystępności dla mieszkańców.

Dodatkowo, urzędnicy zyskają dostęp do specjalistycznych materiałów edukacyjnych przygotowanych przez ekspertów językowych, w tym specjalistów z Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza. Materiały te mają pomóc w nauce i stosowaniu zasad prostego języka.

Nowoczesne narzędzia wspierające pisma urzędowe

Wprowadzenie narzędzia „Proste Pismo” stanowi kolejny krok w stronę uproszczenia komunikacji. Opracowane przez Poznańskie Centrum Superkomputerowo-Sieciowe narzędzie to baza gotowych, uproszczonych tekstów, które urzędnicy mogą wykorzystać przy tworzeniu dokumentów. Narzędzie to wyposażono w moduł sztucznej inteligencji, który oferuje automatyczne sugestie dotyczące uproszczenia tekstów. Dzięki temu, urzędnicy będą mogli łatwiej dostosować treści do zasad prostego języka.

Zarządzenie przewiduje także zwiększenie dostępności treści publikowanych na miejskim portalu poznan.pl. To oznacza, że mieszkańcy będą mieli łatwiejszy dostęp do informacji, które będą teraz bardziej zrozumiałe i przystępne.

Podsumowanie

Inicjatywa prezydenta Poznania to ważny krok w kierunku bardziej przejrzystej i dostępnej komunikacji w administracji publicznej. Nowe zasady prostego języka, wsparcie liderów w każdym wydziale oraz innowacyjne narzędzia mają na celu uproszczenie urzędowych dokumentów.